Mince, vous venez tout juste de réaliser que vous devez urgemment rendre un dossier avant 17 h. Ni une, ni deux, vous rejoignez votre espace de coworking et allumez votre ordinateur. Et c’est à cet instant précis que vous réalisez qu’il n’est pas toujours facile de travailler en open space.
Quelques mètres plus loin, Véronique raconte à Paul les déboires de ses enfants. En dépit de votre bonne volonté, impossible d’en rater une miette. Eh oui… Autant travailler en open space est gage de convivialité, autant l’isolation acoustique des lieux laisse à désirer.
L’ambiance chaleureuse et studieuse n’abrite pas toujours que des bons côtés.
Travailler en open space : du plaisir mais quelques sacrifices !
En effet, travailler en open space c’est aussi accepter d’être sollicité en permanence comme si vous étiez à la disposition de tout le monde. Quand il y a trois personnes au téléphone et deux autres qui discutent du problème d’un client à pleine voix, les salariés l’admettent, il est difficile de se concentrer pleinement sur ses missions…
Cette méthode de travail, de plus en plus favorisé par les entreprises, ne vous offre pas le sentiment de détenir le contrôle total sur votre environnement et toute distraction ne relève pas de votre choix. En clair, vous pouvez ressentir un manque d’intimité.
L’occupation de ces espaces ouverts peut également être vue comme un intermédiaire de productivité. Lorsque de nombreuses personnes sont présentes dans une même salle, il y a de grandes chances d’avoir un élan de motivation pour travailler. Eh oui… Vos voisins peuvent désormais voir ce que vous faites.
Attention, ce sentiment d’être surveillé constamment, que ça soit de façon active ou passive, peut aussi être un piège et peut vous encourager à faire semblant d’être occupés ou productifs.
Tous ces éléments ont un impact sur votre productivité. Heureusement, un équilibre est à trouver et il est possible de travailler sans encombre dans un coworking. Le tout est d’appliquer les 5 astuces qui suivent.
Nos 5 astuces pour optimiser votre productivité en open space :
1. Se fixer des règles
Surtout, ne commettez pas l’erreur de croire que ce qui coule de source pour vous l’est de même pour les autres. Oh que non.
Pour que travailler en open space reste un plaisir, dès le départ, les usagers doivent définir un cadre. Il s’agit d’un ensemble de règles que tout le monde s’engage à respecter.
Quelques exemples :
- Ne pas parler à haute voix.
- Mettre son téléphone sur vibreur après avoir franchi les portes du coworking.
- Sortir répondre aux appels personnels.
- Se déplacer pour communiquer au lieu d’interpeller à distance.
- Ne pas s’adonner à des va-et-vient intempestifs.
- Faire une croix sur les odeurs fortes (parfums, nourriture, etc.).
Bien évidemment, cette liste est loin d’être exhaustive.
Aménager un open space afin qu’il soit fonctionnel, ce n’est pas uniquement tenir compte de la répartition de l’espace. C’est aussi s’assurer qu’il soit utilisé au mieux par les personnes présentes.
2. Investir dans un casque antibruit
Certaines personnes sont au summum de leur productivité quand il n’y a pas un seul bruit. Malheureusement, travailler en open space implique de toujours avoir un bruit de fond. Touches de clavier, photocopieuse, machine à café, … Même avec la meilleure volonté des usagers, un coworking sera toujours envahi de notes de fond.
Pour éviter d’être perturbé par ces sons, le plus simple reste encore d’acheter un casque réducteur de bruit. Sur des sites de produits high-tech, il est possible de trouver des modèles dont le tarif avoisine les 300 €. Certaines écouteurs sans fil proposent également des système de réduction du bruit actif plutôt efficaces.
Oui… de prime abord, cela peut sembler beaucoup. Toutefois, gardez à l’esprit qu’aménager un open space implique de laisser des espaces ouverts. En foi de quoi, même si un accent particulier est mis sur l’isolation acoustique, votre coworking ne sera jamais complètement silencieux (et on vous invite d’ailleurs à consulter cet autre article dédié à la thématique).
Si vous êtes sensible aux bruits, travailler en open space sera bien plus simple avec l’un de ces casques. Et si vous êtes dirigeant d’entreprise, investir dans ce type de matériel sera vite rentabilisé.
3. S’isoler du groupe
Au moment d’aménager un open space, les architectes d’intérieur prévoient toujours des espaces plus intimes. Il peut s’agir de bureaux, de cloisons acoustiques ou même de salles de réunion.
Malgré tous vos efforts, travailler en open space peut s’avérer complexe. C’est notamment le cas si vous êtes sur un gros projet ou tenu par les délais. Dans ce cas, le plus simple reste de se retirer momentanément de l’espace collaboratif.
Attention : dans la phrase précédente, le mot-clé est « momentanément ».
En effet, les bureaux sont très souvent réservés à certains membres du personnel ou à un usage dédié. Dans le cas des cloisons acoustiques, gardez à l’esprit qu’elles sont faites pour téléphoner. Par rapport aux autres, il ne serait pas juste d’occuper cet espace durant des heures.
Sur une courte période, il peut être bon de s’isoler dans ces lieux. Une fois que vous aurez fini cette mission urgente, recommencez à travailler en open space comme à l’accoutumée.
4. Pleins feux sur les signaux visuels
Dans les chambres d’hôtel, si vous avez prévu de faire la grasse matinée, il est possible de mettre un panneau « ne pas déranger » sur la porte. Et ça fonctionne extrêmement bien. Même si vous restez au lit toute la journée, personne ne viendra cogner à votre chambre.
Pourquoi ne pas appliquer la même stratégie au moment de travailler en open space ?
Malheureusement, certaines personnes ont de la peine à distinguer le langage corporel. Même si vous affichez votre air le plus concentré et portez votre casque antibruit, elles n’hésiteront pas à vous interrompre.
Parfois, il est préférable d’avoir un panneau qui ne laisse pas de place au doute. Afin de travailler en open space sans être interrompu, mettez des barrières physiques entre le reste du monde et vous.
La plus classique est sans doute l’écriteau « Ne pas déranger ». Sur une plaque métallique rouge, faites graver ces trois mots en blanc. Très souvent, vous n’aurez même pas besoin de faire confectionner ce panneau. Il est facile d’en trouver dans les magasins de bricolage et les grandes enseignes.
Ou alors, protégez-vous en érigeant un mur de plantes. Faites un mur composé de différentes plantes hautes. En plus de constituer un brise-vue esthétique, ces végétaux renforcent l’isolation acoustique.
Autre astuce : l’isoloir portable. Déroulez-le pour pouvoir travailler en open space à l’abri de regards intrusifs.
5. Travailler durant les heures creuses
Très souvent, les open spaces sont accessibles même en dehors des horaires de bureau classiques. Pour celles et ceux qui veulent travailler dans des conditions optimales, c’est juste parfait.
Rendez-vous au bureau très tôt le matin pour travailler avant que l’open space ne se remplisse. Une autre alternative est de venir sur les lieux bien après le départ des salariés.
Cette astuce conviendra si vous êtes un lève-tôt ou un couche-tard. Plus encore si votre productivité est maximale aux aurores ou une fois la nuit tombée. Cependant, elle est à utiliser avec parcimonie. Autrement, vous risquez d’être complètement déphasé de la vie d’entreprise. Par ailleurs, vous encourez le risque de complètement dérégler votre horloge interne.
C’est pourquoi travailler en open space durant les périodes creuses est une solution temporaire. Dans le cas où vous devriez boucler un travail conséquent dans des délais très brefs, foncez. Sinon, privilégiez les solutions n° 1, 2 et 4.
